Die Voraussetzung für eine Videokonferenz ist eine gemeinsame oder untereinander kompatible Software, die auf der Harware der Teilnehmer - meist ein PC oder Notebook - installiert ist. Diese Software organisiert einerseits den Datenstrom und die Qualität der Signale und dient andererseits als Einwahlhilfe und Unterstützung der Konferenzorganisation für die Anwender.